Co to je hlavičkový papír?

Hlavičkový papír je v dnešní době pro firmu stále důležitou součástí její korporátní identity.

• Podporuje profesionální dojem při obchodní korespondenci.
• Je důležitou součástí prvního dojmu.

Kvalitně zpracovaný jednotný firemní vzhled dodá firmě punc profesionality.

Kde (proč) ho mohu použít?

• Při komunikaci s úřady a institucemi
• Nabídky, objednávky a faktury
• Interní dokumenty a sdělení
• Případové studie
• Manuály

Vzhled a typy hlavičkového papíru

Vzhled hlavičkového papíru přímo souvisí s firemním designem. Moderní trendy směřují více k minimalizaci a jednoduchosti s důrazem na obsah a méně na formu.

Typem hlavičkového papíru je myšleno všechno, čím se firma prezentuje. Nejčastěji se o hlavičkovém papíru mluví při práci ve wordu. Můžeme jej ale využít při značení výstupů z:

• wordu,
• excelu,
• powerpointu,
• PDFka,
• případně specializovaných firemních softwarů (účetní, ERP…).

Jedná se o nejčastější typ vizuální komunikace, proto by měl být jednotný, jasně definovaný, konkrétní a povinný pro všechny uživatele. (Také znáte zaměstnance, kteří mají nutkání tento styl měnit?)

Hlavičkový papír – návrh, pravidla a náležitosti 

Množství informací a grafiky přímo souvisí se způsobem použití. Jiné požadavky budou na 20-ti stránkový manuál a jiné na oficiální jednostránkový dopis pro úřady.

Ve své nejsložitější podobě může obsahovat tyto informace:

• Logo
• Celý název společnosti
• Adresa společnosti
• Zápis do obchodního rejstříku
• IČO, DIČ
• Kontaktní informace (email, telefon, www stránky)

Grafika ano, ale pozor na tisk

Současná doba preferuje výměnu především elektronických dokumentů (maily, tabulky, PDFka). Existuje však celá řada firemních hlavičkových papírů, kde je tisk žádoucí nebo nutný (faktury, objednávky, dodací listy…).

Takovýto hlavičkový papír si můžeme nechat vytisknout v tiskárně a používat ho jako běžný papír. Tak se to dělalo dříve. V dnešní době si firmy tisknou celé dokumenty samy, což sebou nese určitá rizika. Většina tiskáren (případně uživatelů) neumí nebo nechce používat bezokrajový tisk, proto by grafika neměla zasahovat do kraje dokumentu a zároveň je třeba se zamyslet nad používáním plnobarevných ploch, kvůli velké spotřebě barvy v tiskárně.

Slepice nebo vejce?

V ideálním světě jsou firemní tiskoviny součástí firemního manuálu, který definuje celou vizuální identitu firmy (logo, firemní hlavičkové papíry, vizitky, reklamní předměty, označení budov a chodeb, polepy automobilů, webové stránky, e-mail…). V praxi ale často tyto materiály vznikají za pochodu. I tak je vhodné pro prvotní návrh a přípravu povolat profesionály z grafického studia, kteří mají zkušenosti, cit a znají pravidla (a mají specializované softwarové nástroje).

❗ Vytváření šablon není v kompetenci sekretářek ani IT pracovníků. ❗

Další korporátní dokumenty

Hlavičkový papír je asi nejznámější a nejzákladnější dokument, který může být obohacen korporátní identitou. Ale není jediný, je spoustu dalších dokumentů v různých variantách a s odlišným účelem použití.