- Podpis v emailu — základní funkce
- Trocha teorie úvodem aneb co na to marketing?
- Technologické možnosti a úskalí podpisů v mailu
- Postup: Jak si navrhnout emailový podpis
- Jak vyrábíme podpis u nás — krok za krokem
- Jak dostat podpis do mailu
- Textová alternativa se vždy hodí
- Email podpisy ve větší organizaci — udržte si pořádek
- Bonus: winmail.dat
Podpis v emailu — základní funkce
Podpis je stejně jako pozdrav esencí elementární slušnosti stejně jako pozdrav. Bohudík, už dlouho jsem nedostal email bez — minimálně základního — podpisu. Hurá.
Emailový podpis je dle definice “blok textu na konci emailu, který nám má předat důležité sdělení a umožnit / usnadnit komunikaci i mimo email (např. telefonem, online schůzkou nebo osobně)”. (1)
Pozdrav a jméno
Každý Váš mail začíná oslovením. Povinně. Každý Váš mail by měl obsahovat rozloučení nebo pozdrav a Vaše jméno, které:
- do emailu přímo vepíšete
- nebo vložíte ze schránky (Ctr+C / Ctr+V z Vašeho posledního odeslaného mailu)
- anebo se podpis vloží automaticky
Trocha teorie úvodem aneb co na to marketing?
Marketing má v tomto ohledu docela jasno!
Podpis je součástí firemní komunikace, patří mezi její hlavní kanály, je zdrojem návštěv na webu a představuje nedílnou součást firemní identity.
Firemní identita v tomto případně rozhodně není klišé. Jeden podpis, jeden vzor a jednota komunikace jsou snem mnoha majitelů firem. Bohužel mnohdy nenaplněným.
Emailová adresa je navíc často jedna z prvních věcí, které nový kolega dostane a protože ještě nedostal vlastní práci, tak si prostě nastaví podpis do emailu (mimo jiné) sám. Podle sebe. Bohužel.
Co vše si můžete vložit do podpisu?
Dnes jsou nedílnou součástí podpisu v emailu kontakty. A to do různé hloubky detailu. Pokud si uvědomíme, kolik denně odešleme emailů a kolik oproti tomu rozdáme vizitek, tak je zřejmé, že vizitka je v porovnání s podpisem chudá příbuzná.
Není divu, že naše “digitální vizitka” obsahuje mnoho různých informací. Od základního telefonu/emailu přes webovou a fyzickou adresu až po QR kódy, reklamy, právní nebo firemní ujednání atd.
Níže najdete výpis prvků, které se v emailovém podpisu mohou objevit:
- název organizace a pracovní pozice
- telefon (mobil, pevná linka, recepce)
- email (nebo více)
- webová adresa (nebo více)
- fyzická adresa
- logo organizace
- obrázek odesílatele
- odkaz na rychlý chat — např. Teams
- odkazy na sociální sítě (firemní + osobní, např. na LinkedIn profil)
- právní ujednání (“tento email je důvěrný…”)
- firemní ujednání (“informace v tomto mailu jsou…”)
- udržitelnost (“pokud nemusíte, netiskněte tento email…”)
- marketing (banner s reklamou, upoutávka na akci, produkt…)
- whistleblowing
- …
Ukázky opravdu “bohatých” emailových podpisů 🙂
Proč tedy nechtít od emailu víc!
Emailem komunikujeme s dodavatelem, zákazníkem, partnerem, kamarády, rodinou. Často ani naši nebližší neví vše a může se tak stát, že byť Vás znají, tak se rádi podívají, co, kde, jak, kdy děláte.
Co přidat z pohledu marketingu?
Cokoliv, co ukáže, že se vyvíjíte, že máte novinky, že držíte krok s dobou a trendy:
- pozvánka na nejbližší akci
- promo na nový produkt
- katalog ke stažení
- sezónní akce
- nový článek na blogu
Měňte podpis v průběhu času. Máte hodně zajímavý článek? Nový produkt? Jedete na veletrh? Nebo prostě jen chcete lidem popřát hezké vánoce? Tak přidejte upoutávku do podpisu.
Klikne jen ten, koho bude zajímat. Je to ideální zdroj případného leadu, protože už Vás zná (min. komunikací přes email) a protože ho může dané téma oslovit.
