Podpis v emailu — základní funkce
Podpis je stejně jako pozdrav esencí elementární slušnosti stejně jako pozdrav. Bohudík, už dlouho jsem nedostal email bez — minimálně základního — podpisu. Hurá.
Emailový podpis je dle definice “blok textu na konci emailu, který nám má předat důležité sdělení a umožnit / usnadnit komunikaci i mimo email (např. telefonem, online schůzkou nebo osobně)”. (1)
Pozdrav a jméno
Každý Váš mail začíná oslovením. Povinně. Každý Váš mail by měl obsahovat rozloučení nebo pozdrav a Vaše jméno, které:
- do emailu přímo vepíšete
- nebo vložíte ze schránky (Ctr+C / Ctr+V z Vašeho posledního odeslaného mailu)
- anebo se podpis vloží automaticky
Trocha teorie úvodem aneb co na to marketing?
Marketing má v tomto ohledu docela jasno!
Podpis je součástí firemní komunikace, patří mezi její hlavní kanály, je zdrojem návštěv na webu a představuje nedílnou součást firemní identity.
Firemní identita v tomto případně rozhodně není klišé. Jeden podpis, jeden vzor a jednota komunikace jsou snem mnoha majitelů firem. Bohužel mnohdy nenaplněným.
Emailová adresa je navíc často jedna z prvních věcí, které nový kolega dostane a protože ještě nedostal vlastní práci, tak si prostě nastaví podpis do emailu (mimo jiné) sám. Podle sebe. Bohužel.
Co vše si můžete vložit do podpisu?
Dnes jsou nedílnou součástí podpisu v emailu kontakty. A to do různé hloubky detailu. Pokud si uvědomíme, kolik denně odešleme emailů a kolik oproti tomu rozdáme vizitek, tak je zřejmé, že vizitka je v porovnání s podpisem chudá příbuzná.
Není divu, že naše “digitální vizitka” obsahuje mnoho různých informací. Od základního telefonu/emailu přes webovou a fyzickou adresu až po QR kódy, reklamy, právní nebo firemní ujednání atd.
Níže najdete výpis prvků, které se v emailovém podpisu mohou objevit:
- název organizace a pracovní pozice
- telefon (mobil, pevná linka, recepce)
- email (nebo více)
- webová adresa (nebo více)
- fyzická adresa
- logo organizace
- obrázek odesílatele
- odkaz na rychlý chat — např. Teams
- odkazy na sociální sítě (firemní + osobní, např. na LinkedIn profil)
- právní ujednání (“tento email je důvěrný…”)
- firemní ujednání (“informace v tomto mailu jsou…”)
- udržitelnost (“pokud nemusíte, netiskněte tento email…”)
- marketing (banner s reklamou, upoutávka na akci, produkt…)
- whistleblowing
- …
Ukázky opravdu “bohatých” emailových podpisů 🙂
Proč tedy nechtít od emailu víc!
Emailem komunikujeme s dodavatelem, zákazníkem, partnerem, kamarády, rodinou. Často ani naši nebližší neví vše a může se tak stát, že byť Vás znají, tak se rádi podívají, co, kde, jak, kdy děláte.
Co přidat z pohledu marketingu?
Cokoliv, co ukáže, že se vyvíjíte, že máte novinky, že držíte krok s dobou a trendy:
- pozvánka na nejbližší akci
- promo na nový produkt
- katalog ke stažení
- sezónní akce
- nový článek na blogu
Měňte podpis v průběhu času. Máte hodně zajímavý článek? Nový produkt? Jedete na veletrh? Nebo prostě jen chcete lidem popřát hezké vánoce? Tak přidejte upoutávku do podpisu.
Klikne jen ten, koho bude zajímat. Je to ideální zdroj případného leadu, protože už Vás zná (min. komunikací přes email) a protože ho může dané téma oslovit.
Viděli jste už dost a máte zájem o vlastní řešení?
Technologické možnosti a úskalí podpisů v mailu
85 % všech emailů se prvně otevře na mobilu. Moje žena je čte na hodinkách a email dnes dokáže zobrazit i lednička. Když přihodíte různé operační systémy, různé prohlížeče (nebo jejich verze), rozdílné emailové klienty, tak se nám ale situace docela komplikuje.(2)
Jaké tedy máme možnosti, když chceme naši vizitku ukázat v plné parádě?
V podstatě existují 3 varianty podpisů:
- HTML
- RTF — rich text (bohatý text)
- plain text (prostý text).
HTML
Plusy
+ podporuje používání hyperlinků (tzn. odkazů)
+ umožnuje vkládat hostované (jinde uložené) obrázky
+ nabízí možnosti formátování písma
+ umožňuje používat tabulky
+ podporuje HTML znaky (odstavce, vodorovné čáry atp.)
Minusy
– KAŽDÝ EMAIL KLIENT JE ZOBRAZUJE (MŮŽE ZOBRAZOVAT) JINAK
– Může být vyhodnocen jako SPAM
RTF — Rich text (obohacený text)
Plusy
+ umožňuje základní formátování textu (kurzíva, tučné, podtržené písmo)
+ nabízí práci se seznamy a odrážkami
+ umožňuje vkládat soubory (nikoliv hostovat, ale napřímo vkládat)
Minusy
– vložené soubory se nemusí zobrazit v obsahu, ale jako příloha
– zastaralá a již málo používaná metoda
– často způsobuje konverzi přílohy do formátu winmail.dat
Plain text (prostý text)
Plusy
+ podporován všemi platformami
+ minimální velikost emailů
+ nižší pravděpodobnost, že bude mail identifikován jako SPAM
+ ideální na rozesílku automatizovaných mailů, notifikací nebo upozornění
Minusy
– prostý text bez možnosti úprav a jiného formátování
Chcete také pořádek a profi podpis?
Postup: Jak si navrhnout emailový podpis
Vše je to jako vždy o dobrém, praktickém a vkusném rozhodnutí. Váš podpis Vám bude sloužit pravděpodobně hodně dlouho, tak ho nechtějte uspěchat.
a) Co jsou moje MUST HAVE položky
Rozmyslete si, co považujete za absolutní základ. Tyto informace pak použijete i v textové verzi. Ideálně jméno, organizaci a kontakty. Pořád platí, že smyslem emailu je ono psané sdělení a ne reklama na jeho konci.
b) Co jsou moje NICE TO HAVE položky
Vyberte si ze seznamu výše. Rozumně zvažte, zda jde skutečně o relevantní a aktuální zdroj. Pokud odkazujete na facebook, kde máte poslední příspěvek před 5 lety, tak to asi není ideální.
c) Vnímejte okolí a konkurenci, hledejte inspiraci
Sledujte, jaké emaily posílají Vaši zákazníci, dodavatelé a konkurence. Zkuste být jiní, lepší. Hledejte inspiraci na webu. Třeba tady:
Prototypujte
Pokud jste se v předchozím kroku nerozhodli pro nějakou hotovou šablonu, kterou byste si jen upravili, ale reálně chcete něco svého, vezměte si papír, tužku a zkuste si podpis nakreslit. Je to nejrychlejší varianta, která nic nestojí.
Jak vyrábíme podpis u nás — krok za krokem
Společně s klientem si projdeme must have + nice to have položky a navrhneme skicu:
Vytvoříme grafický návrh v grafickém editoru:
Po odsouhlasení klientem vytvoříme čistou HTML variantu. Ta se bude hodit i pro email klienty mimo outlook, tedy pro všechny webové klienty a jiné email programy.
Vytvořené HTML vložíme do wordu, tak aby bylo uživatelsky použitelné:
Jak dostat podpis do mailu
Outlook podpis
Přidání podpisu do outlooku je potom docela jednoduchá věc. Otevřete outlook, dáte “nový mail” a kliknete na ikonu “podpisy”. Dáte “nový”, pojmenujete jej a vložíte zkopírovaný text z wordu.
Ostatní email klienti:
Pokud máte hotový HTML kód z předchozího kroku, pak stačí tento kód vložit do příslušného rámečku v editaci daného email klienta a správně napojit odkazy na obrázky.
– Výchozí klient od seznam.cz toto nepodporuje.
Textová alternativa se vždy hodí
Politika některých organizací neumožňuje zobrazovat HTML verzi mailu, případně obrázků. Pokud toto víte nebo si to jen myslíte, jednoduše překlikněte na textovou podobu Vašeho mailu. Není sice tak košatá, ale základní účel splní.
Email podpisy ve větší organizaci — udržte si pořádek
Pokud je ve Vaší organizaci více než jeden člověk, je docela možné, že každý máte jiný podpis. Zkuste si schválně vyměnit email s Vašimi kolegy a uvidíte. Jak tedy nastavit systém, který se pokusí nastavit pravidla a dodržet jednotu?
Vytvořte šablonu s návodem. Delegujte Vaše IT oddělení.
V momentě, kdy máte vizuál (případně kód) podpisu hotový, vytvořte dokument, který jasně vymezí jeho vzhled a užití!
- Zjednodušíte kolegům proces nastavení
- Zajistíte integritu v celé společnosti
- Budete mít vliv na budoucí podobu podpisu
Stačí Vám k tomu třeba jednoduchý wordový dokument se šablonou a popisem postupu. Zde je ukázka:
Stáhněte si ukázkovou šablonu a podívejte se, jak má vypadat
Bonus: winmail.dat
Jak již bylo zmíněno, tak nesprávné formátování nebo konfigurace klienta Outlook může vést k situaci, kdy je místo přílohy odeslán formát winmail.dat. Pokud takový email dostanete a potřebujete otevřít, postačí Vám tento prográmek: https://www.winmaildat.com/.
Zdroje
(1) https://www.cognism.com/email-signature
(2) https://www.emailmonday.com/mobile-email-usage-statistics/
(3) https://blog.gimm.io/html-vs-rich-text-vs-plain-text-email-formats/
